RESMİ YAZIŞMA KURALLARINA VÂKIF OLMAK İŞ SÜREÇLERİNDE BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİNDE HIZ VE GÜVENLİK SAĞLAR.

Resmi yazışma kurallarına uyulmaması durumunda karşılaşılan sorunlar:

• Belgelerin işlem görmemesi,
• Prosedürün aksamasından kaynaklanan zaman kaybı,
• Motivasyonda ve verimlilikte düşüş,
• Kurumsal itibarın zedelenmesi.

Resmi Yazışma Kuralları Eğitimi

Yazışmalar işletmelerin kurumsal kimliğinin parçasını oluşturur. Yazışmalarda hem yazım diline hem de hitaba dikkat etmek gerekir. Resmi yazışma kuralları eğitimi, bu gereklilik kapsamında düzenlenen kurumsal eğitim programıdır.

Resmi Yazışma Kuralları Eğitiminin Amacı

Kurumsal yazışma teknikleri eğitimi olarak da adlandırabileceğimiz resmi yazışma teknikleri eğitiminin iki amacı vardır:

• Hem fiziksel ortamda hem de elektronik ortamda uygulanması gereken yazışma kurallarını öğretmek,
• Yönetmelik doğrultusunda olası uygulama hatalarını önlemek.

Resmi yazışma kuralları eğitimi pozisyon ve mesleki nitelikler fark etmeksizin tüm çalışanlar için faydalıdır. Bununla birlikte işletmeler özellikle de muhasebe ve insan kaynakları departmanlarında görev yapan çalışanlarını resmi yazışma kuralları konusunda geliştirmeyi tercih eder.

Resmi Yazışma Kuralları Eğitiminin İşletmelere Faydaları

Resmi yazışma kuralları eğitimi sayesinde çalışanlar;

• Yazı düzeninin nasıl olması gerektiğini,
• Yazı yazarken dikkat edilmesi gerekenleri,
• Yazı yazma usullerini,
• Dosyalama ve raporlama tekniklerini,
• Belgenin çoğaltılması, gönderilmesi, alınması ve iade edilmesi süreçlerinin nasıl ilerlediğini öğrenmiş olurlar.

Resmi yazışma kurallarını etkin ve doğru kullanan bir çalışan hata yapmamaktan kaynaklanan özgüvene sahip olur. Yanlış hazırlanmış bir yazıyla zaman kaybetmediğinden üstlerine karşı olumsuz izlenim oluşturmaz. İşletmeler, prosedürleri doğru şekilde yönettiklerinde itibarlarını koruyabilir ve prestij kazanabilirler.

Eğitim Süreci

Resmi yazışma eğitimi, alanında yetkin eğitmenler tarafından verilir. Eğitim, işletmelerin ihtiyaçlarına ve beklentilerine uyarlanabilir. Bununla birlikte eğitim içeriğini oluşturan konular genel olarak şöyledir:

• Etkili Yazım Teknikleri
• Resmi Yazışmalar
• Hitap, Başlangıç ve Bitiş Cümleleri
• E-posta Kullanımında Dikkat Edilmesi Gereken Yazım Yanlışları
• Dilbilgisi ve Genel Yazım Kuralları
• Noktalama İşaretleri
• Zincir Mesaj Kullanımı
• Paragraf Sayısı, Cümle Uzunluğu, Yazı Tipi ve Karakteri
• Yazıda Renk ve Görselin Etkisi
• Etkin İletişim Teknikleri (Yazılı)
• Formal ve İnformal Yazım Şekilleri
• Belge İmha Yöntemleri
• Belge Saklama Süreleri
• Kurumsal Kodlamalar
• Arşiv Yönetmeliği

Resmi yazışma sürecine dair farkındalık kazandıran eğitim programında öncelikli olarak Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerinden bahsedilir. Ardından kurumsal logodan evrak kayıt numarasına yazı düzeninden tarih ve konu alanına kadar ilişkili konuların tamamı detaylandırılır. Böylece resmi yazışmalarda uygulama birliği sağlanabilir.