ETKİN BİR TOPLANTI YÖNETİMİ, VERİMLİLİĞİ ARTIRDIĞI GİBİ KURUM İÇİ İLETİŞİMİ DE GÜÇLENDİRİR.

Toplantı yönetim sürecinde karşılaşılan kritik sorunlar:

• Toplantı ortamının dikkat dağıtan unsurlardan oluşması,
• Toplantının belirlenen zamanda başlamaması ve zamanın verimli kullanılmaması,
• Toplantılarda anlaşmazlık (söz kesme, kabul edilemez davranışlar) ortaya çıkması veya var olan anlaşmazlıkların toplantılarda çözümlenememesi,
• Toplantının hedefine ulaşılamaması.

Toplantı Yönetimi Eğitimi

İş hayatında toplantılar kritik kararları alabilmek için yararlanılan araçlardan biridir. Toplantılarda düzenin doğru oluşturulması ve etkinliği etkileyen unsurların öngörülerek ortadan kaldırılması gerekir. Toplantı yönetimi eğitimi bu gereklilik kapsamında düzenlenen kurumsal eğitim programıdır.

Toplantı Yönetimi Eğitiminin Amacı

Toplantı yönetimi eğitiminin amacı, katılımcıların verimli toplantı yapma yöntemlerini öğrenerek toplantı sonuçlarını ölçebilme yeterliliğine sahip olmasını sağlamaktır.  Toplantılara ayırdıkları süre nedeniyle işlere yeteri kadar zaman ayıramamaktan şikâyet eden işletmeler için toplantı yönetimi eğitimi önemlidir. Özellikle de yöneticilerin, yönetici asistanlarının, insan kaynakları sorumlularının toplantı yönetimi eğitimine katılmaları faydalı olur.

Toplantı Yönetimi Eğitiminin İşletmelere Faydaları

Toplantı yönetimi eğitimi sayesinde çalışanlar;

• Toplantıların iş hayatındaki önemini,
• Toplantı türlerini,
• Toplantının faydalarını,
• Toplantı oturma düzenini,
• Toplantı katılımcı tiplerini,
• Sorunlu insanlarla başa çıkma yollarını,
• Toplantının başarısızlık nedenlerini,
• Toplantının içeriğini ve uzunluğunu planlama yöntemlerini,
• İletişim ve koordinasyon bakımından dikkat edilmesi gerekenleri,
• Toplantı notlarını gönderirken dikkat edilmesi gerekenleri,
• Toplantı liderinin ve katılımcıların görevlerini öğrenmiş olurlar.

Öğrendikleri sayesinde;

• Toplantı mekânını ayrıntılı biçimde düzenleyebilen,
• Toplantı öncesi ve sonrasında oluşabilecek sorunları öngörüp çözebilen,
• Toplantı materyallerini doğru şekilde hazırlayabilen,
• Toplantı için ayrılan süreyi doğru yönetebilen,
• Toplantı sonucunu iyi analiz edebilen işletmeler tüm iş süreçlerinde verimli sonuç alır.

Başarı toplantılar organize ederek iş akışını iyileştirmek parayı ve zamanı boşa harcamamak anlamına gelir. Bu da işletmelerin hedeflerine ulaşmasını sağlar.

Eğitim Süreci

Toplantı yönetimi eğitimi alanında yetkin eğitmenler tarafından verilir. Eğitimi işletmelerin ihtiyaçları ve beklentileri şekillendirir. Bununla birlikte eğitim içeriğini oluşturan konular genel olarak şöyledir:

• Toplantının Amaçları
• Toplantı Türleri
• Toplantı Öncesinde Yapılması Gereken Hazırlıklar
• Toplantı Sonrasında Yapılması Gerekenler
• Toplantının Gerekli Olmadığı Durumlar
• Toplantı Yöneticisinin Görevleri
• Toplantılarda Oturma Düzeni
• Toplantı Yönetimi Verimliliği
• Toplantı Demokrasisi
• Toplantı Yönetim Sürecinin Gözden Geçirilmesi

Toplantı sürecine dair farkındalık kazandıran eğitim programında öncelikli olarak toplantının türleri ve oturma düzeni gibi genel konular ele alınır. Ardından toplantı yönetimindeki yetersizlikler, zaman yönetimi, toplantı akışının yönetimi konuları ele alınır. Böylece toplantıları verimli şekilde yürütme ve sonuçlandırma becerisi kazandırılır.